Desarrollado inicialmente por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios (SSPD) en Colombia, lanzado como software libre bajo licencia GNU/GPL para compartir el conocimiento y mantener la creación colectiva.
ARGO evolucionó desde ORFEO para generar un SGDEA incorporando las mejores herramientas creadas de código libre, que le facilita a cualquier organización implementar la gestión electrónica de documentos con las normas de gestión documental y archivística, sin costos escondidos por licenciamientos o suscripciones.
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En el Sistema de Gestión Documental ARGO/Orfeo-GPL, encontramos la necesidad de parametrizar las características principales del sistema y adaptarlas a los requerimientos de la entidad. Para un manejo práctico y sencillo del sistema, se crean módulos con diferentes opciones que están limitadas por los roles y permisos de cada usuario.
La mejor forma de garantizar el valor probatorio de las acciones que los miembros de una institución realizan en cumplimiento de sus funciones, es dejar esa identificación permanente como evidencia en cada documento producido.
Podrás conocer en detalle información del documento, el flujo de trabajo desde su ingreso al sistema, se pueden editar los metadatos autorizados, tipificar, clasificarlo y asociarlo a las tablas de retención documental relacionadas con las funciones y procesos de la entidad. De igual forma asociar a un expediente, enviar a otros usuarios, anexar nuevos documentos, consultar o solicitar el físico que reposa en archivo. Te presentamos nuestras funcionalidades.
Este módulo le permite al usuario tener acceso a todos los radicados que le hayan sido asignados para tramitar en la bandeja de Entrada, como también los radicados por él mismo como las salidas y comunicaciones internas y los radicados que le hayan sido Informados. También podrá evidenciar los radicados Devueltos y los que necesiten Visto Bueno en el caso de que el usuario tenga rol de jefe. El módulo también le permite visualizar por medio de la bandeja General, todos los radicados en trámite y todos los radicados tramitados en la bandeja de Transacciones. En el mismo módulo se pueden realizar consultas, estadísticas y gestionar carpetas personales. Desliza a la derechay conoce como se organizan los documentos.
Todos los radicados que sean enviados a un usuario llegarán a esta carpeta. Se asemeja a un buzón de entrada de correo electrónico.
En esta carpeta están todos los radicados de salida dirigidos a una persona o entidad externa que son creados por el usuario.
Se encontrarán todos los oficios internos que han sido creados por el usuario y que aún no han sido enviados a su destinatario.
En esta carpeta están los documentos que el usuario ha enviado y que por alguna razón le han devuelto. Por ejemplo, si el usuario JEFE ya le dio el VoBo.
En esta carpeta se almacenarán los radicados que los funcionarios le hayan enviado al usuario JEFE por la opción de VoBo. Allí se podrá realizar todas las transacciones al documento cómo modificar, asignar, devolver y radicar.
Se encuentran todos los radicados que le han sido informados al usuario para su conocimiento, aunque no podrá darle trámite ni modificarlos.
En esta carpeta se encuentran todas las acciones realizadas por el usuario a sus radicados como reasignación, VoBo, archivo.
Es la sección donde se colocan las carpetas que el usuario crea para organizar sus documentos.
Se consolida la documentación tanto interna como externa en un solo sitio de fácil consulta y acceso de acuerdo a los roles de seguridad que se definan. Permite a los usuarios la búsqueda o consulta de cualquier expediente o documento, a través de diferentes mecanismos de filtrado.
Por otra parte se pueden obtener reportes gráficos para establecer el nivel de rendimiento en los diferentes procesos. Proporciona información con base en la Gestión Documental que sirve para soportar la toma de decisiones.
Rápidamente podrá ver la mejora en su empresa
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Este módulo permite la parametrización del sistema, como la creación y configuración de usuarios y dependencias, administrar las tarifas, el envío y la devolución de correspondencia, configurar días no hábiles en el sistema, los tipos de radiación, los países, departamentos y municipios, la administración de plantillas, entre otros. De igual forma asociar a un expediente, enviar a otros usuarios, anexar nuevos documentos, consultar o solicitar el físico que reposa en archivo. Te presentamos nuestras funcionalidades.
Podrás cargar las imágenes de los documentos de manera fácil con un catalogo de funciones listas para manejar cuaquier tipo de documento.
El módulo de expedientes virtuales permite a los usuarios observar en línea las imágenes de los documentos que reposan en el archivo físico cumpliendo con el principio de orden y procedencia, es decir que se conservan en el orden en que suceden los hechos. Con esta funcionalidad se logra que la unidad documental o expediente virtual se conserve en el mismo orden del expediente físico, se logra la aplicación dinámica de las Tablas de Retención Documental, haciendo partícipe a los productores de documentos dentro del proceso documental. Facilita el seguimiento a las diferentes series documentales (por ejemplo las series de contratos, investigaciones, Silencios Administrativos, PQR, entre otras), siguiendo lineamientos del Archivo General de la Nación
Nuestra versión de ARGO/OrfeoGPL cuenta con funciones para los terceros de su organización, donde podrán realizar peticiones directamente desde la página web de la compañía sin la necesidad de dirigirse hasta el lugar. De igual forma, podrán consultar la respuesta a cada una de las peticiones, esto bajo un esquema de seguridad.